关于财务报销流程及所需材料的管理规定

北京市昌平职业学校文件

昌 职      【2019】     8号

北京市昌平职业学校

关于财务报销流程及所需材料的管理规定

为加强财务管理，规范履行学校财务报销手续，防范财务风险，依据国家有关财务管理法规和学校对经费使用的有关规定，结合我校工作实际，制定本规定。

一、报销票据及凭证要求

（一）报销票据必须符合国家税务规定（票据上方印有财政局或税务局监制字样）。

1. 报销票据内容齐全：单位名称（北京市昌平职业学校）；日期(年、月、日)；品名（物品的具体名称如：纸、笔，图书注明书名全称）；单价、数量、金额等项目填写齐全；金额正确，大、小写相符。

2. 报销票据应盖有出具票据单位的发票专用章。

3. 所购物品清单过多，可用印有供货单位名称出库单作为报销凭证（出库单必须是税控机打印出来的，其余方式无效），并加盖单位发票专用章。

4. 报销票据一经涂改即作废无效。

二、报销需提供材料及报销标准

（一）日常经费报销要求和所需材料：

1．学校自身组织培训会议需提供：资金申请表、票据、培训方案（实施必要性、时间、规模、所需资金明细，议程安排等）、会议方案、政府采购单、签到表（签到表要写明培训内容，培训教师名称）、培训成果、效益等。

2．委托培训需提供：培训方案、资金申请表、票据、合同、签到表（签到表要求写明培训内容，培训教师名称，联系电话）、培训成果、绩效等。       

3．工程及设备款支出报销需提供:资金申请表、票据、合同、工程结算书、验收报告。

4．学生外出资金支出报销需提供：资金申请表、票据、协议、活动方案、活动安全预案、学生签到表。

5．各部门购买、使用物品要有入库单、出库单，入库单上一定要有两个人以上签字，出库单上要有领物人签字，部门留存备查。

6. 支票使用人，应提供收款单位账号、开户行、户名信息，并应将支票入到提供发票单位的账户，否则支票将作废。

7. 培训方案、活动方案、安全预案要有主管部门和主管副校长签字，方能给予报销。

8. 其它支出报销需提供：资金申请表、票据、明细清单。

9. 日常经费支出超过3万元（含）的要有三方报价，必须签订合同。
（二）项目经费报销要求和所需材料
  1.项目合同按照申报批复后内容签订（合同4份：财务报销、项目归档、项目负责系室、项目合作单位各一份）。
  2.票据、货物清单、验收内容一致。
  3.项目验收要素齐全：验收时间、地点、验收内容、验收结论、相关验收人在验收单上签字并加盖项目实施单位和学校公章。
验收人包括：项目合作单位负责人，项目实施部门3人，涉及固定资产项目的需资产管理员共同参与验收。
验收结论：要对验收内容进行描述。如设备验收，设备是否全部到位、设备质量是否符合要求、验收多少种商品、验收是否合格。
验收单5份：财务报销、项目归档、项目负责部门、资产管理员、项目合作单位各一份。
  4.费用支出按合同签订比例依次支出。
  5.项目支出内容与批复内容及合同一致。
  6.按合同约定及时缴纳质保金。（按合同金额5%计算）
  7.工程类、设备类、服务类，要审核供方营业执照和资质，项目金额达到政府采购标准的需执行政府采购程序。未达到政府采购标准且金额5万元（含）以上的要召开三方竞价会，金额3万元（含）以上5万元以下的要有三方报价。原则上应选最低报价，如果不是最低的要说明原因。
  8.项目档案留存：申报项目文本、立项批复文件、招投标材料、三方报价过程材料、资金申请表、合同、票据、验收报告、绩效报告。
（三）培训费、差旅费、会议费报销标准

1．培训费标准：550元 /人/天。其中：住宿费340元，伙食费130元，场地费、资料、交通50元，其他费用30元。各项之间不能混用。

2、聘请专家授课费标准（税后）

（1）院士、全国知名专家每学时不超过1500元；

（2）正高级技术职称专业人员每学时不超过1000元；

（3）副高级技术职称专业人员每学时不超过500元。

聘请其他专业人员或学者讲课，经学校财务主管副校长书面批准后，参照上述标准执行。

3.差旅费报销标准与注意事项

（1）出租车票据只限于机场、车站到住地往来行程。80元/人/天。

（2）伙食费130元/天/人。

（3）飞机票须在航空公司官网购买。

（4）用公务卡支出要及时报销，报销时应把支出票据交到财务室（避免公务卡延误还款，给持卡人造成损失）。

（5）飞机票、火车票不在550元报销之内。

（6）差旅费所有支出除乘坐出租车可以用现金外，其他支出必须用支票或公务卡，否则不予报销。
   （7）差旅费报销材料：培训或会议通知（有培训费，会议费的需教委职成科领导审批），资金申请表、票据、公务卡消费小票、成果等。

三、资金申请表及签字流程（五万及五万以上支出，应有学校全体班子成员签字）

（一）资金申请表（见附件）

（二）资金申请表内容：资金用途、项目资金总额及申请额度、资金使用情况说明和实施进度、项目第几次支款等  。

申请金额应等同或大于报销金额。申请内容要详尽，如劳务费申请，应写明请劳务人姓名，职称，具体日期，讲什么内容，为哪些人提供劳务。如实践费资金申请表的内容要写明学生通过实践需要掌握的内容。如学生实习制作鱼香肉丝，有多少人实习，什么时间，需原料名称，上课教师姓名等内容。

（三）资金申请（领取支票）及发票报销签字流程

 

说明：
1.金额在5万元及以上的资金申请表需领导班子成员签字。
2.资金支出原则上先开具发票找领导签字及各种材料齐全后，再前往财务室领取支票。
3.固定资产登记单价在1000元以上，使用年限在一年以上的，或单价低于1000元的批量物品。

四、签定合同注意事项

（一）合同要素包括项目总金额、项目明细、且总金额=支出明细总和。明细不能写xx耗材，要明确分类，如毛笔、钢笔、马克笔、墨水、卡纸、宣纸等具体物品的名称、数量、单价、总价。
（二）大额资金支出按财政要求，原则上首次支付比例应不超过合同金额的70%，执行政府采购程序的资金按30%+40%+30%比例依次支付。
（三）金额达到3万元（含）以上的必签订合同，3万元以下的资金，由学校财务主管领导根据实际情况决定是否签订合同。
（四）供货方需提供营业执照复印件。
（五）合同需经学校法律顾问审查通过。
（六）合同内容详细，经办人要在合同中体现、法人代表签字、合同签订日期、两页纸张（含）以上加盖骑缝章。
（七）合同不是法人签字的，要有法人授权书。

五、政府采购项目注意事项

政府采购项目应在政府采购网上签订协议，持政府采购结算单报销。政府采购项目包括：办公设备、定点会议、定点物业、定点印刷、办公家具、法律顾问、审计、互联网接入、展览服务、搬家、保安服务、保洁服务等。
北京市昌平区财政局网站：http://61.50.129.54:2018/backstage/index；登录名612137076，密码cpvs(小写)2142CW（大写），选择协议采购或定点采购。

六、固定资产登记录入注意事项
（一）有形固定资产单价在1000元以上或1000元以下批量的需要登记录入（如：电脑、打印机、批量教学设备、汽车配件等）；无形固定资产软件类、课件制作类、系统开发类等需要登记录入。
（二）固定资产项目验收，需由学校资产管理员应参与并签字。
（三）验收完成后，资产管理员要及时将固定资产录入资产管理系统。
（四）资产管理员要定期与会计进行资产账目核对。
七、公务卡报销注意事项
使用公务卡支出后，应持POS机单据、票据、物品清单进行报销。没有POS机单据不予报销。
八、报销发票时应持有查询发票真伪的单据，方可报销
（一）增值税发票真伪查询操作步骤：
1.登录国家税务总局全国增值税发票查验平台：https://inv-veri.chinatax.gov.cn/
2.分别输入：发票代码、发票号码、开票日期、开票金额和验证码后点击查验，并将查验结果打印即可。
（二）北京市定额发票真伪查询操作步骤：
  1.登录国家税务总局北京市税务局定额发票查验平台：https://etax.beijing.chinatax.gov.cn/ptfp/fpindex.jsp
  2.分别输入：发票代码、发票号码和验证码后点击查询，并将查询结果打印即可。
九、其他注意事项
（一）任何项目支出禁止使用现金及个人卡支付，否则不予报销。
（二）根据上述要求每次报销材料要齐全，一次支出一个资金申请表。
（三）根据财务管理规定，保险柜内禁止存放过多现金。使用现金的部门（如学生退费），请提前两天告知财务室，否则当天无法支出。
十、 本规定自发布之日起施行。
学校已有规章制度与本规定不一致的，按本办法执行。本规定与国家规定不一致的，以国家规定为准。
十一、本规定由学校财务室负责解释。

 

                                   北京市昌平职业学校

2019年1月22日

附件1：

项目资金使用申请表

 

附件2：

日常资金使用申请表

申请部门			□公用经费  □基本经费  □代收费用
申请金额			申请时间
资金用途	□调研费     □材料费    □设备、器材    □培训费 □差旅费     □资源建设  □专家费        □其他费用
资金使用情况说明：
申请人				部门负责人
主管领导				财务主管领导
校 长
领导班子成员签字（5万元以上）

 

附件3：

北京市昌平职业学校项目经费开支报销表

项目名称：

 

     附件4：北京市昌平职业学校劳务费报销表

序号	姓名	身份证号	签发单位	银行卡号	开户行	税前工资 （元）	税额 （元）	税后工资 （元）	手机号码
总 计						0	0	0
合计（人民币大写金额）
经手人签字		年 月 日			部门负责人签字	年 月 日
主管领导签字		年 月 日			财务主管领导签字	年 月 日
校长签字		年 月 日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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