北京市昌平职业学校规范收文发文工作实施办法

北京市昌平职业学校文件

昌 职      【2021】     40号

北京市昌平职业学校

规范收文发文工作实施办法

各部门：

     现将《北京市昌平职业学校规范收文发文工作实施办法》印发给你们，请您认真阅读，及时传达，遵照执行。

 

北京市昌平职业学校

2021年4月15日

            

                                      北京市昌平职业学校

          规范收文发文工作实施办法

第一条 为进一步规范学校收发文工作的办理程序，提升学校办文严谨性、规范性、时效性，保证学校各类公文的高效处理和有序运转，结合学校公文办理的实际工作，制定本办法。

第二条 学校发文办理按照部门负责人起草、主管校级领导审批、行政办复审、校长批示、行政办制文、校内红头文件由行政办发文，校外红头文件由申报部门报送上级单位的流程进行办理。

第三条 发文办理程序及要求

　　（一）部门发文申请与撰写拟稿。以学校名义上报各级单位，或下发学校各部门的文件（报告、请示、通知、函件等），由申请部门负责人拟稿，至少提前3天在学校协同办公中填写校内、外《红头文件呈报审批单》，并报主管校级领导初审。涉及到需向上级单位上报的师生外出等涉及安全事宜的红头文件，在申报之前需向安全办进行登记报备后方可申请。

　　（二）主管校级领导审批。主管校级领导在接到申请的1个工作日内，在协同办公中进行发文审批，审核通过可在审批单中直接批复；审核不通过可要求申报部门修改后重新申报。

　　（三）行政办复审反馈。行政办公室对各部门申报文件于接收当日进行复审，主要针对文种类型、体式规范、内容充实、条理层次等项目进行复审，并将复审结果向申请部门进行反馈，对不符合要求的公文在协同办公中将不予通过，要求退回修改。

　　（四）校长批示签发。行政办公室根据公文的重要程度报送校长批示，凡涉及学校人、财、物、教育、教学等核心工作的重要文件及时报校长审阅批示后，方可发文。

（五）行政办复核制文。行政办公室对校长批示后的红头文件进行复核并制文，原则上在接收到申报文件后的1个工作日内完成制文。

　　（六）申请部门发文报送。校内红头文件由行政办公室制文并将电子版文件上传学校校内网站，有特殊要求的文件由申请部门复印并发送至相关系室及部门；校外红头文件在行政办公室制文后，由申报系室或部门报送相关单位。

第四条　学校组织或承接的活动需要制文报告上级单位的情况

（一）外省市人员到校参加的各类培训中，需在学校住宿的；不住宿，但在校活动时间超过1天以上的；不住宿、在校活动时间不超过1天，但人数在30人以上；或来校人员级别较高，社会影响力较大的活动。

（二）北京市人员到校参加的各类大型培训或会议，人数在50人以上的；规格级别较高、社会影响力大的培训或会议。

（三）各级各类外事活动。

（四）由学校组织的学生集体性外出活动（教学计划内的校外实训教学活动除外）。

（五）校内教职工、学生因公务出京，5人以上的。

（六）需要向市、区教委及其他上级单位请示、说明、报告的资金、人事等其他事项。

以上情况需至少提前4天履行校内审批手续，并至少提前3天向区教委上报，未按要求履行校内审批手续，未及时上报的活动不得举行。在重大节假日、全国“两会”期间、国家其他重大活动期间学校尽量不承接各类培训或会议，若必须承接需上学校校长办公会研究决定。

第五条 学校组织本校师生参加的不出京的短期活动，或者北京地区人员到校参加的培训、会议等人数较少的活动，不用向区教委报备，但需执行《北京市昌平职业学校关于规范师生外出和校外人员到校参加各类活动审批的办法》，履行校内审批手续，并在学校班子会上进行通报说明并做好相应的安全预案等校内手续。

第六条学校收文办理工作按照行政办收文、登记、拟办，报校长批示、行政办呈送、责任人承办并及时向行政办反馈、行政办及时督办、反馈、存档的流程办理。

第七条 收文办理程序及要求

（一）行政办收文登记。行政办公室干事签收公文并登记信息。如发现问题及时向发文机关查询并核实，填写《北京市昌平职业学校文件处理、文件传阅单》（见附件），详细登记来文机关、标题、发文字号、份数、收文日期、完成时限等基本信息。

（二）办公室主任拟办意见。行政办公室主任对需办理公文提出拟办意见，报请校长阅示。

（三）报校级领导批示。校长或副校级领导对呈送公文提出指示性意见。

（四）行政办呈送承办领导及部门。行政办公室干事根据批示意见，按照文件处理的轻重缓急和批阅公文的主次，将来文的复印件呈送相关副校级领导及承办部门，公文原件进行存档。传阅做到准确及时、掌握去向，避免漏阅、延误和遗失。

（五）承办人及部门签收并承办反馈。承办人及承办部门对校级领导批办的公文在《北京市昌平职业学校收文处理、文件传阅单》上进行签收并迅速在规定时间内落实；并根据文件办理时限要求将承办结果上报给做出批示的校级领导及行政办公室。

（六）行政办督办反馈。行政办公室对公文承办情况按时进行督办检查。对重要公文及时督办，对一般公文定时督办，并将公文的办理落实情况及时反馈给做出批示的校级领导。公文办理结束后在《北京市昌平职业学校收文处理、文件传阅单》填写办理结果。

（七）行政办归档。公文办理完毕后，行政办公室干事应及时做好公文及办理情况材料存档、完善《北京市昌平职业学校文件收发登记表》，并于每学期期末将整理好的公文材料交学校档案室保存。

第八条　收发文工作的注意事项

（一）强化收发文的时效性。各部门及相关主管领导须严格按照学校收发文办理程序的时限要求，在规定时限内完成发文的申请、审批、核对、制文、发送及收文的办文程序，缩短公文收发滞留时间，提高公文办理的时效性。

（二）严格收发文审签流程。各部门要严格按照学校收发文办理程序逐级送签公文，提高文件运转效率和时效性，对于需上报上级单位的校外红头文件，申请部门要提前设计，提早准备，按程序提前在协同办公进行申请，杜绝未经申请及审批即要求出文办文的现象发生。

（三）提高收发文的公文质量。申请发文部门主任要对公文初稿进行初审，保证公文报送质量，部门主管领导要对报送公文进行把关复审，对于报送材料内容缺项、报送材料不全、敷衍应付、错误漏洞较多的公文，行政办公室将向申报部门作出反馈并做出退文处理。

 

2021年4月

附件：

北京市昌平职业学校收文处理、文件传阅单
	收文日期       年     月    日
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文 件 名 称		来文要求：
拟 办 意 见
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领 导 批 示
处 理 结 果